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Ganadería Planificada (Parte 4):

"El Plan de Acción del Proyecto Agropecuario"

Por: Zoot. Esp. Michael Rúa Franco

Los ganaderos siempre estamos buscando maneras para ser más rentables, sea cual sea el propósito productivo. Administramos negocios cada vez más complejos con costos de sostenimiento muy altos que nos presionan a estar buscando esa mejor rentabilidad necesitada. Y es por ello que constantemente estamos queriendo realizar nuevas ideas, intentando a veces ya con desesperación hallar el “clic” con el que obtengamos toda esa rentabilidad que anhelamos. La mala noticia es que la ganadería y la agricultura no son como una lotería, en la que le apuestas todo a tener la suerte de algún día conseguir el número ganador para hacerte millonario. Para tener el éxito económico en los proyectos agropecuarios se requiere muy buena planeación seguido por una disciplina de trabajo consistente para su realización.

Es verdad que las ideas que se nos ocurren para realizar en nuestras unidades de producción son muchas y todas muy buenas, y es verdad también que acudimos a implementar soluciones reales para nuestros problemas, pero que de común y con más frecuencia de la que quisiéramos no nos están dando los resultados que esperamos. A veces los beneficios son insatisfactorios porque están muy por debajo de lo que pretendíamos conseguir, otras veces ni siquiera hay resultados positivos, y muchas veces terminamos poniéndole más costos a la producción por la inversión que tuvimos que hacer implementando la solución elegida, por lo que en vez de mejorar nuestra rentabilidad la terminamos empeorando. Y enfatizo en que acudimos a soluciones reales, que ya hemos visto que funcionan, que dan resultado, pero a nosotros no y nos preguntamos entonces ¿Qué pasó? ¿Por qué a mí no me funcionó?

En este punto quiero insistir en que, desde mi experiencia particular, la razón por la cual no estamos consiguiendo los resultados esperados, muy a pesar de tener tan buenas ideas y de acudir al uso de soluciones reales que para otros funcionan, es que no estamos aplicando un pensamiento, ni una actitud, ni un desempeño realmente holísticos.

Lo explico mejor: somos muy dados a estar mirando qué es lo que hacen los demás, y que les ha funcionado, o tratando de pescar información que me ayude a desarrollar alguna idea de lo que debo hacer, y cuando creemos haber encontrado algo interesante, simplemente decidimos implementarlo también, incluso siguiendo los mismos pasos, pero traído a un contexto totalmente diferente, porque nuestro contexto particular nunca será exactamente el mismo que el de todos los demás, y lo aplicamos según como lo entendemos, y hasta creemos que lo estamos adaptando a nuestras condiciones propias (cosa que puede terminar empeorando la situación), y ese contexto que aparentemente si tuvimos en cuenta termina influyendo tanto en el resultado que al final no conseguimos lo que buscábamos.

Aquí estoy revelando algo importante: Por el hecho de convencernos de que al “adaptar” una solución a nuestras circunstancias particulares vamos a poder obtener el resultado esperado, no necesariamente lo vamos a conseguir.

Los productores agropecuarios solemos ser muy simplistas. Y de paso también algo testarudos. Creemos que si algo no calza, simplemente será cuestión de pasar una lija, pulir un poco y hacerlo hasta que la pieza calce, pero así no es como las cosas funcionan. Forzar a algo a que ocurra cuando en realidad no era la pieza correcta, suele terminar mal. Y esto nos pasa por inmediatistas. Queremos aplicar soluciones que mañana mismo nos estén dando resultados. Le huimos mucho a los procesos que dan resultados a plazos y no de inmediato, incluso de corto plazo, porque no queremos esperar semanas ni mucho menos meses para conseguir los resultados que buscábamos, pero los tiempos de la naturaleza deben ser respetados y esperados pacientemente, porque intentar acelerarlos también suele traer como resultado un desequilibrio que nos perjudica.

Otra forma de decirlo es, que a veces las buenísimas ideas y aquellas soluciones reales que han dado excelentes resultados a otros, no nos van a dar a nosotros los mismos resultados:

Ejemplo 1. Si a alguien le funcionó usar una variedad de pasto “X”, no es necesariamente acertado que yo también use ese género, especie o variedad de pasto en mis potreros para lograr los mismos o mejores resultados. Puede que me funcione, pero también puede ser que no. Y aquí voy a ser aún más puntual, puede que el cultivo de pasto se establezca bien y prospere, se vea espectacular, pero que el resultado en términos de alimentación del ganado y su rendimiento productivo sea pobre y no genere los ingresos suficientes para justificar la inversión, y si quiero revertir esa situación tendré que cambiar otra vez de cultivo, lo que implicará más inversión, y esto puede continuar así hasta encontrar la respuesta que necesitábamos realmente con respecto a la generación de ingresos para poder así mejorar la rentabilidad.

Ejemplo 2. Mismo caso sería el de quien se fija en la genética de ganado que alguien usa y le funciona. O el sistema productivo que alguien usa y le funciona. Nos interesamos en aquella genética o en aquel sistema productivo, se nos ocurre la idea de que si usamos esa genética o aplicamos ese mismo sistema productivo también nos va a funcionar a nosotros, y simplemente invertimos en ello sin antes filtrar bien si es lo que realmente nos va a dar el mejor resultado, pero cuando ya tenemos esa genética o ese sistema productivo en nuestra unidad de producción, nos percatamos de que no nos está dando los mismos resultados que vimos que les daba allí donde fuimos testigos de que estaba funcionando a la perfección. Resultó ser que, esa genética por bien que se haya adaptado a nuestras condiciones, o ese sistema productivo por funcional que sea, no nos está generando los resultados esperados, porque no eran ni la genética ni el sistema productivo que realmente me convenía más usar para mi contexto particular.

Y aquí tenemos otro problema revelado y es, que ciertamente buscar mejorar los ingresos no siempre significará que vamos a conseguir la mejor rentabilidad. Teóricamente una inversión siempre se hace para ganar, y teóricamente obtener mejores ingresos nos hace más rentables, pero en la práctica podría no ser así, podría ocurrir que aun si obtenemos mejores ingresos pero que para ello la inversión tenga que ser tan alta y/o tan constante, al final el margen de diferencia entre costos/gastos e ingresos sea tan estrecho, que la rentabilidad no mejore o incluso empeore.

Estoy convencido entonces que la palabra clave que nos ayuda a resolver este asunto adverso es: FILTRAR. Y me refiero a que aún las muy buenas ideas, y aún las muy efectivas soluciones que a otros les funcionan, tienen que ser evaluadas HOLÍSTICAMENTE, y luego clasificadas en un orden de jerarquía que nos permita establecer cuáles realmente son las mejores ideas y las mejores soluciones para mi contexto en particular, y esto obviamente debe hacerse ANTES de llevarlas a la práctica, así que también implica vencer la premura, el inmediatismo que nos domina, y reemplazarlo por paciencia y disciplina, para así, con toda seguridad, realmente lograr los mejores resultados, y dejar de estar invirtiendo en la “suerte”.

Claramente todo esto es parte de lo que llamamos PLANEACIÓN. Y he venido ya dando luces a cerca de que esta herramienta administrativa y gerencial no es mágica, no consiste en hacer un chasquido con los dedos para luego esperar que tan solo en cuestión de segundos, minutos o pocas horas ya esté lista y produzca resultados inmediatos. Otra vez, insisto en que, debemos tener muy buena disposición, paciencia y disciplina, en vez de prejuicio, predisposición y desorden. Naturalmente, de nuestra actitud depende muchísimo que dejemos de estar malgastando el recurso económico y lograr mejoras contundentes en la rentabilidad de nuestra actividad agropecuaria en particular.

PLANEACIÓN DEL PROYECTO AGROPECUARIO 

Como es notable, la PLANEACIÓN es un proceso que se da por etapas. Y es una herramienta que a su vez se compone de varias, de las cuales cada una es una etapa del proceso. Así pues, he venido indicando que para convertir exitosamente todas nuestras buenas ideas en acciones eficaces que realmente nos conduzcan a obtener los mejores resultados esperados, debemos trabajar en:

PASO 1.- El Plan de Negocio: las ideas que tengo para darle sustento económico a mi actividad agropecuaria en el largo plazo, y en el que debo trabajar cada vez que deba darle un viraje al negocio como tal para evolucionar con el mercado objetivo.

PASO 2.- El Plan Estratégico: la manera como hago que las ideas que tengo, y que sirven para ejecutar el Plan de Negocio, se conviertan en un proyecto planificado y ejecutable.

PASO 3.- La Planeación Holística: que es la manera como me he planteado alcanzar todos los propósitos que contribuyan con la calidad de vida y los impactos positivos en lo social, ambiental y ecológico, y que por tanto me ayudan a filtrar mis ideas de acuerdo a mi contexto en particular para luego jerarquizarlas por orden de prioridad y organizarlas apropiadamente para así mismo ejecutarlas.

PASO 4.- El Plan de Acción: que establece la manera como los tres pasos anteriores de la planeación van a ser ejecutados en campo. Como su nombre lo indica, determina cuáles van a ser las ACCIONES ESPECÍFICAS a llevar a cabo, y en qué momento, de una manera progresiva y evolutiva, asegurando que se cumplan los objetivos de corto plazo para ir avanzando eficazmente hacia los objetivos de mediano y largo plazos, y hacia la meta final propuesta.

COMPONENTES DEL PLAN DE ACCIÓN

Esta herramienta básicamente es una especie de agenda, programación o cronograma. Dado que como resultado de los tres pasos previos de la planeación se ha dejado detallado la meta final a la que se busca llegar y el plazo prudente en el cual debería ser alcanzada, y junto con ello también los objetivos específicos para el corto plazo, el mediano plazo y el largo plazo, así como las estrategias que se realizarán para poder cumplir cada objetivo, en el Plan de Acción lo que vamos a hacer es trabajar en retrospectiva, estableciendo las tareas específicas a realizar y el plazo que tenemos para llevar a cabo cada una de ellas, además de delegar responsabilidades. Opcionalmente podemos agregar el presupuesto específico a destinar para poder realizar cada tarea. Así las cosas los componentes del Plan de Acción son:

1.- Meta global del proyecto (a donde queremos llegar)

2.- Plazo específico y prudente para cumplir la meta (largo plazo dado en años, no menos de 5 e idealmente no más de 10 años)

3.- Metas específicas para cada año de duración del proyecto (el cumplimiento de la meta 1 en el año 1 nos debe facilitar emprender el segundo año hacia la meta 2, y el cumplimiento de la meta 2 en el cierre del año 2 nos debe facilitar emprender el tercer año hacia la meta 3, y así sucesivamente hasta haber logrado la meta global del proyecto en el tiempo presupuestado)

4.- Objetivos específicos en plazos mensuales. Partiendo de la meta que tenemos para cada año, establecemos los objetivos específicos para cada mes de cada año, mismos que al ser cumplidos uno a uno nos van permitiendo avanzar progresivamente y eficazmente hacia el cumplimiento de la meta de cada año.

5.- Tareas específicas para cada semana del mes. Partiendo del objetivo que nos proponemos para cada mes, establecemos las tareas a realizar cada día de la semana de cada mes, mismas que al ser cumplidas una a una nos deben permitir avanzar progresivamente y eficazmente hacia el cumplimiento del objetivo de cada mes. Es de suponer que junto con la tarea debamos tener también establecida la metodología para ejecutarla. De nada sirve saber qué tarea hacer si no sabemos cómo se debe hacer de la manera más correcta, y que nos asegure cumplir con los resultados que esperamos e cada una de ellas.

6.- Tiempo estimado que tomará llevar a cabo cada tarea. Como es de suponer, cada tarea según su tipo y su orden de prioridad, tiene a su vez su propio requerimiento de tiempo específico para ser realizada, e influyen factores como la disponibilidad de recursos, incluyendo económicos y de mano de obra, que determinarán ese tiempo requerido. Es clave ajustar el tiempo a la disponibilidad de recursos, y a la vez a la prioridad con que es requerida. Hay tareas que tomarán apenas unas horas, otras apenas un día, otras un par de días, para otras será de varios días o hasta una semana, y otras requerirán de una semana y media o un par de semanas, otras de varias semanas o incluso más de un mes. Así es como se va construyendo la agenda para cada mes, incluyendo tener que continuar tareas que todavía deben ser concluidas. Es importante asignar entonces una fecha de inicio y una fecha de terminación para cada tarea.

7.- Presupuesto estimado para realizar cada tarea. No todas las tareas requieren de inversión en dinero, en cuyo caso el presupuesto es cero (se asume en tal caso que los recursos que requiere ya están a disposición y que si se requiere de mano de obra ya está cubierta en el salario). Pero es clave tener muy bien establecido para aquellas tareas que si requieren de inversión, cuál será el valor y si se cuenta con el recurso económico o en especie para poder ejecutarla en el plazo que fue establecido previamente. Y también es importante determinar la fuente del recurso.

8.- Designar responsables específicos para realizar cada tarea. Esta es una de las partes más claves del plan de acción. De nada sirve saber qué haremos si no sabemos quién lo hará. Y no se trata de asignar al que esté desocupado, o al que cobre menos, ni a cualquiera al azar. Se trata de designar a la persona más capaz de hacerlo. Si entre nuestros colaboradores nadie lo sabe hacer tenemos dos opciones, capacitar a alguien o contratar el servicio afuera con alguien capacitado.

9.- Elaborar una carta de Gantt (o similar). Para que sea fácil llevar una supervisión o monitoreo del cumplimiento de las tareas, lo mejor es tener todos estos componentes en un solo documento y uno de fácil manejo que se puede hacer en una hoja de Excel y luego imprimirlo, es un formato tipo Gantt, que es un tipo de organigrama comúnmente usado en la gerencia y administración de un negocio, empresa, o para nuestro caso, en un proyecto agropecuario. El seguimiento que hagamos para asegurar el cumplimiento oportuno y eficaz de las tareas a realizar es clave para que no se vayan quedando tareas sin hacer o mal hechas, y es fundamental que los resultados que se van consiguiendo, contribuyan con la retroalimentación de la planeación, para poder dar espacio a ajustes o correctivos que se puedan requerir sobre la marcha.

Con las herramientas de planeación hasta ahora descritas, estamos casi listos para poder poner en marcha nuestro proyecto. Pero, en los dos próximos blogs me referiré puntualmente a otras dos herramientas de planeación específicas para los proyectos agropecuarios, que vienen a ser un complemento de las 4 que ya he abordado. Estas son: LA PLANEACIÓN DE LA TIERRA Y LA PLANEACIÓN DEL PASTOREO.

Además, recuerda que a través del Programa PARTNER PRO estamos proporcionando la guía paso a paso para que los afiliados puedan trabajar siguiendo nuestras pautas en sus propios planes de negocio, planes estratégicos, planeaciones holísticas, planes de acción y demás herramientas de trabajo para sus proyectos agropecuarios en particular. Sirva esto de invitación para que te animes a afiliarte y unirte a nosotros con este objetivo.

Y como siempre digo, me es muy grato y sobre todo emocionante y comprometedor cuando me permites ser tu guía en tu proyecto agropecuario, que es justo lo que venimos trabajando en nuestro programa de acompañamiento profesional a distancia PARTNER PRO. Espero que cuando te sientas listo para esto, te unas y participes. Siempre serás bienvenido!